Die digitale Transformation von Empolis – ausgezeichnet mit dem Digital Leader Award 2018 — Empolis Blog

Die digitale Transformation von Empolis – ausgezeichnet mit dem Digital Leader Award 2018

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Wenn wir unseren Kunden aus dem deutschen Maschinenbau oder der Automobilindustrie von unserer eigenen digitalen Transformation berichten, blicken wir in verständnislose Gesichter: „Aber Ihr seid doch ein innovatives Softwareunternehmen? Ihr arbeitet doch seit Jahren nach Scrum? Ihr musstest euch transformieren?“

Unsere Antwort: „Digital ist keine Technologie, sie ist eine Geisteshaltung.“

Empolis: Gewinner Digital Leader Awards 2018Unsere Erfolge, die Bandbreite unserer Projekte, der Branchen und die vielen Einsatzmöglichkeiten unserer Software führten dazu, dass „immer alles irgendwie möglich war“. Unsere Kräfte hatten aber keine eindeutige gemeinsame Richtung, und wenn man drei Mitarbeiter fragte, wofür das Unternehmen eigentlich stünde, bekam man fünf unterschiedliche Antworten.

Der Startschuss

Die Initialzündung war ein Workshop im Juni 2016, bei dem wir als Geschäftsleitung einen der ältesten familiengeführten Möbelhersteller der Welt besuchten, der seine Unternehmensstrategie sauber definiert und die Taktik messbar ausgearbeitet hatte.

Damit war unser Ziel klar und unsere Reise begann.

Wir wollen vom klassischen On-Premise- zum Software-as-a-Service-Anbieter werden und bis 2021 der führende Anbieter von intelligenten Systemen zur Entscheidungsunterstützung und -automatisierung sein.

Bereits im Juli 2016 fand eine intensive Strategieklausur unter Leitung des externen Moderators Thomas Frühwein statt, in der das Management-Team gemeinsam die Kernfragen erörterte: Warum gibt es Empolis? Was würde der Welt fehlen, wenn es uns nicht gäbe? Was ist unsere Vision und Mission? Welche Erwartungen haben wir an die Zukunft und wie positionieren wir uns?

Das Ergebnis war die Definition unserer Vision und Mission: „Niemand muss mehr falsche Entscheidungen treffen, weil wir alle Informationen nutzen, um die richtigen Empfehlungen zu geben“. Sie beschreibt klar, wofür wir stehen, welche Themen wir verfolgen und welche nicht mehr.

Darauf aufbauend wurde die Strategie bis zum Jahr 2020 in einem zweifachen Gegenstromverfahren Bottom-up/Top-down und in einem weiteren Schritt erneut Bottom-up/Top-down auf der nächsten Managementebene in mehreren Runden ausgearbeitet. Die Bündelung der Kräfte war bereits im März 2017 auf dem Executive Forum in Berlin unter dem Motto DECIDE.RIGHT.NOW deutlich spürbar.

Diese Strategie wurde anschließend mit externer Unterstützung durch unsere Coaches von Murakamy, mithilfe des OKR-Modells, in taktische Maßnahmen übersetzt sowie digital und transparent für jeden einzelnen Mitarbeiter abgebildet.

Das OKR-Modell bezeichnet eine innovative Führungsmethode, die besonders in agilen Unternehmen Anwendung findet, unter anderem bei  Google, Twitter und LinkedIn. Ergänzend wurde ein gemeinsamer Wertekanon entwickelt: der „Empolis Code of Conduct“ und alle Führungskräfte in der „Lean Start-up-Methodik“ geschult.

Was sind OKRs?

Aus Vision, Mission und Strategie werden die fünf wichtigsten Ziele für das kommende Quartal abgeleitet (-> Os). Für jedes Ziel werden bis zu 4 Ergebnisse formuliert, die erfüllt werden müssen, um ein Ziel zu erreichen (-> KRs). Zunächst werden basierend auf dem Input der einzelnen Mitarbeiter und Teams die OKRs für das gesamte Unternehmen formuliert. Dazu treffen sich die beiden obersten Managementebenen in einem Workshop, zu dem jeder Teilnehmer die Themen aus seiner Abteilung mitbringt.

Der Input für die Unternehmens-OKRs kommt also nicht nur aus der Management-Riege, sondern zu großen Teilen aus den Teams und von den Mitarbeitern. Als Faustregel gilt 60 Prozent Bottom-up“ und 40 Prozent „Top-down“. Dabei müssen unbedingt auch die Aufgaben aus dem Tagesgeschäft berücksichtigt und in den OKRs abgebildet werden.

So kann jeder im Unternehmen nachvollziehen, wie seine Arbeit zum Erfolg der Firma beiträgt. Alle OKRs sind digital in einer Kollaborationssoftware für Teams abgebildet. Um OKRs erfolgreich nutzen zu können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Damit das Modell funktioniert, muss das Unternehmen eine starke Vision verfolgen, aus welcher die Mission und die Strategie abgeleitet werden. Die Vision muss im Unternehmen präsent sein und die Mitarbeiter müssen dahinterstehen. Sie muss als „Nordstern“ gesehen werden, an dem man sich stets orientieren kann, um die richtige Richtung nicht aus den Augen zu verlieren.

Während der OKR-Periode weiß jeder im Unternehmen, an welchen Zielen er arbeiten sollte. Auch jeder andere im Unternehmen weiß, woran man arbeitet und wie man dabei vorankommt. Durch diese hohe hierarchieübergreifende Transparenz im Unternehmen entsteht zum einen ein besseres Verständnis für andere Abteilungen und Zusammenhänge, und zum anderen können die Mitarbeiter jederzeit nachvollziehen, wie sie mit ihren Zielen zum Erfolg beitragen.

„OKR ist schon heute allen Mitarbeitern in Fleisch und Blut übergegangen.“
– Stefan Wess, CEO

Dieses System kann nur funktionieren, wenn es vorbehaltlos verwendet wird. Das gesamte Führungsteam steht hinter den OKRs und hat die erste Runde erst einmal im eigenen kleineren Kreis ausprobiert, und in kleinen Schritten in jedes Team und an jede Stelle des Unternehmens getragen. Inzwischen werden sie durch die Transparenz und den jederzeit möglichen und einfachen digitalen Zugriff in allen Bereichen gelebt.

Die Ziele halten Einzug in die weiteren täglich genutzten Systeme und liefern eine stetige Agenda für Meetings und den Rahmen für die Bewertung von Fortschritt und Erfolg.

 

Digital Leader Award – Kategorie "Transforming Culture" Gewinner: Empolis Information Management GmbH

Warum müssen sich auch Softwareunternehmen digital transformieren?

Aufgrund der zunehmenden Dynamik innerhalb der digitalen Transformation steht eine Unternehmensführung vor vielen neuen Herausforderungen. Da kommt der Überblick leicht abhanden und Ziele werden aus den Augen verloren. Ein modernes Führungsmodell muss sicherstellen, dass stets klar ist, wohin die Reise geht und wie man dort hinkommt. Dieser Weg muss auch den Mitarbeitern bekannt sein und von ihnen mitgetragen werden. Zusätzlich muss es so agil und digital sein, dass man schnell reagieren kann, wenn die äußeren Umstände es erfordern. Das OKR-Modell leistet als Leadership Framework genau das.

 

 

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Über den Autor

Martina Tomaschowski

Martina Tomaschowski leitet als Vice President den Bereich „Sales & Marketing“ bei Empolis und verfügt über achtzehn Jahre Berufserfahrung in Marketing und Vertrieb von smarten Information-Management-Systemen in den Bereichen Knowledge- und Content Management. Zu den vorangegangenen beruflichen Stationen der Betriebswirtin zählen unterschiedliche Fach- und Führungsfunktionen in der Investitionsgüter- und Automobilzulieferindustrie sowie der Bertelsmann AG. Als Mitglied der Geschäftsleitung leistet Frau Tomaschowski zudem einen wesentlichen Beitrag zur Positionierung des Unternehmens als Cloud-Lösungsanbieter durch zahlreiche Verbands-, Presse- und erfolgreiche Award-Aktivitäten.

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