Warum Unternehmen auf „Information 4.0“ setzen sollten - Empolis Blog

Warum Unternehmen auf „Information 4.0“ setzen sollten

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Die digitale Dokumentation als Erfolgsfaktor: Wie schafft man intelligente Informationen?

Laut der Frühjahrsumfrage 2016 des deutschen Fachverbands für Technische Kommunikation,
tekom Deutschland e.V., war für 46 Prozent der befragten Industrieunternehmen die mobile Dokumentation immer noch kein Thema. Dies steht im krassen Gegensatz zu der Tatsache, dass die Erwartungshaltung an die Beschaffenheit und Verfügbarkeit von technischen Produktinformationen in den letzten Jahren enorm gestiegen ist. Ganz gleich ob Endkunde, Feldtechniker oder Mitarbeiter im technischen Support: Die benötigte Information muss überall verfüg- und abrufbar und stets auf dem aktuellen Stand sein.

Früher war es vollkommen ausreichend, dass technische Produktinformationen, Bedienungsanleitungen, Handbücher etc. die gesetzlichen Anforderungen an technische Informationen erfüllten. Heute wird die schnelle Verfügbarkeit von Textmodulen in Service Apps, interaktiven Lösungsvorschlägen auf der Maschine oder kundenorientierten Self-Help-Portalen zunehmend zum Wettbewerbsfaktor:

  • Endkunden erwarten kein 700-Seiten-PDF, sondern schnelle Hilfe durch die Hotline, eine interaktive Lösungsunterstützung direkt auf der Maschine oder ein Self-Help-Portal.
  • Servicetechniker nutzen zunehmend Tablets für die Abwicklung von Service-Aufträgen. Die Zeiten der Ringordner im Kofferraum sind vorbei. Im Wettbewerb um junge Servicetechniker kann man mit einer modernen technischen Ausrüstung punkten.
  • Betriebs- und Reparaturanleitungen müssen schnell mit Diagnosesystemen verknüpfbar sein, um Ausfallvorhersagen noch präziser zu treffen und frühzeitig entsprechende Maßnahmen gegen Stillstände oder Ausfälle einleiten zu können.

Kurzum: Technische Information müssen intelligent und stets mobil verfügbar sein: Sie werden zu „Information 4.0“.

Nun stellt sich die Frage: Was zeichnet intelligente Information überhaupt aus? Welche Voraussetzungen müssen für deren Verfügbarkeit erfüllt werden?

Wann ist eine Information „intelligent“?

  • Sie ist für den spezifischen Anwendungsfall stets verfügbar, d. h. „Sie ist da, wo ich gerade bin und wo ich sie brauche“.
  • Sie entspricht jederzeit dem aktuellen Stand des Gerätes / der Maschine und deren aktueller Konfiguration, auch wenn Komponenten ausgetauscht, ergänzt oder entfernt wurden.
  • Durch das Zusammenspiel von Geräten und Maschinen endet das Informationsbedürfnis nicht an einem singulären Produkt, sondern bindet relevante externe Services situativ ein (z. B. Connected Car oder das Zusammenspiel von Maschinen in der Produktion)

Intelligente Informationen in der Automobilbranche

Dies lässt sich mit einem Beispiel aus der Automobilbranche verdeutlichen, wobei anzumerken ist, dass viele andere Branchen, wie z. B. Maschinen- und Anlagenbau, Luftfahrt, Haushaltsgeräte vor der gleichen Herausforderung stehen.

Verfügbarkeit: Die Betriebsanleitung muss jederzeit verfügbar sein. Geht das Motoröl bspw. zur Neige werde ich als Fahrer vom System aufgefordert, dieses nachzufüllen und bekomme die Anleitung dazu gleichzeitig auf meinem Onboard-Display angezeigt.

Konfiguration: Die Betriebsanleitung berücksichtigt genau die verbauten Komponenten und Ausstattungsvarianten. In meinem Beispiel wird auf dem Display nur die Motoröl-Spezifikation für den in meinem Wagen verbauten Motor angezeigt.

Aktualität: Wird die Konfiguration meines Fahrzeugs geändert oder Teile ausgetauscht bzw. ergänzt, muss sich die Bedienungsanleitung anpassen. Wird beispielsweise über ein Software-Update mein Einparkassistent nachgerüstet, aktualisiert sich die Dokumentation entsprechend automatisch.

Kontexteinbindung: Die Bedienungsanleitung des Fahrzeugs bezieht situativ externe Services ein. Fahre ich zum Beispiel ein Elektroauto, vernetzen sich Fahrzeug- und Ladestation-Dokumentation automatisch beim Anschluss meines Fahrzeugs an die Ladestation.

Klingt großartig, aber wie kann das die technische Dokumentation überhaupt leisten?

Zur Erfüllung der vorgenannten Anforderungen an intelligente Informationen ist – neben der situativen Bereitstellung – insbesondere die Möglichkeit zu deren Aggregation entscheidend. Dabei sind folgende Eigenschaften maßgeblich:

  • Strukturierung der Informationen in modulare, kombinierbare Dokumentation von (Maschinen-/Geräte-) Komponenten.
  • Zum Redaktionszeitpunkt integrierbare (Zulieferer-)Dokumentation: Die Informationen müssen somit zum Zeitpunkt der redaktionellen Verarbeitung bestimmte Eigenschaften aufweisen (Formate, Metadaten).
  • Zum Nutzungszeitpunkt integrierbare Informationen: Auch das Ergebnis des redaktionellen Prozesses muss in situativen Anwendungsszenarien „on-the-fly“ aus unterschiedlichsten Quellen integrierbar sein.
  • Konfigurierbarkeit der Dokumentation (Beispiel: „Welche Ausstattungsmerkmale hat mein Auto?“).

State-of-the-Art: Methoden, Techniken und Systeme

Um Dokumentation mit obenstehenden Eigenschaften zu versehen und damit den eingangs gezeigten Anforderungen an intelligente Informationen zu genügen, gibt es bereits gängige Methoden, Techniken und unterstützende Software-Systeme, die als tragfähige Basis dienen und einen zukünftigen Ausbau ermöglichen.

Component Content Management & Redaktionssysteme

  • Modulare („self-contained“) topic-orientierte Dokumentation ist Stand der Technik – oft noch herstellerspezifisch, aber zunehmend auch herstellerübergreifend standardisiert z. B. nach dem
    DITA-Informationsmodell.
  • Moderne Redaktionssysteme ermöglichen neben der hier beschriebenen Anwendung intelligenter Informationen gleichzeitig klassische Publikationsformen wie PDF, Druck etc. aus den gleichen Quellen (Single-Source) mit minimalem Aufwand (i. d. R. Layouting).
  • Variantenbasierte Produktion – bis hin zur Losgröße 1 – wird regelmäßig mit Hilfe von Stücklisten und Ausstattungsmerkmalen gesteuert, die zunehmend auch als Basis für die Dokumentation dienen.

Metadaten und Klassifikation

  • Stand der Technik bzgl. der Klassifikations-Systematik von Textmodulen ist die Einordnung nach Produkt(-komponente) und Informationsart, z. B. nach „PI-Class“.
  • Klassifikationen werden heute regelmäßig nicht unternehmensübergreifend genutzt. Oft lassen sich sogar die von verschiedenen Unternehmensbereichen (z. B. Betriebsanleitung, Service-Anleitungen, FAQs, etc.) genutzten Klassifikationen nicht vereinen. Gemeinsames Minimum innerhalb eines Unternehmens sind Produkt-Nomenklatur und Informationsart. „Taxonomie-Mappings“ bringen unterschiedliche Klassifikationen sinnvoll in Verbindung.
  • Verfahren der künstlichen Intelligenz (KI) sind heute in der Lage, durch Text Analytics fehlende Klassifikation, Struktur und zugehörige Metadaten automatisiert in hoher Qualität aus Datenquellen unterschiedlichster Formate (z. B. PDF, HTML, Word etc.) zu generieren. Heterogene Dokumente werden so integrierbar.

Schnittstellen

  • Entscheidend für die Möglichkeiten der Aggregation ist die Syntax von Austauschformaten. Gängige Formate wie PDF oder HTML sind zwar Standards, ermöglichen es aber im Vergleich zu XML-basierten Austauschformaten (z. B. DITA) in der Praxis nicht, situativ erforderliche Information maschinenlesbar zur extrahieren und geräteoptimiert bereitzustellen.
  • Zur sinnvollen Aggregation intelligenter Informationen muss auch die Semantik (Bedeutung von Informationseinheiten) zwischen Systemen abgeglichen sein.
  • Die Interaktion von Dokumentation mit der Umgebung basiert meist auf Identifiern (IDs). „Dokumentations-IDs“ werden verwendet, um Nutzern die richtige Information zu bestimmten Systemzuständen anzubieten. Im Gegenzug können durch „System-IDs“ Funktionen der Geräte direkt von der Dokumentation aus aufgerufen werden. Diese Verfahren sind seit vielen Jahren Standard z.B. in der Software-Dokumentation.

Content-Delivery-Plattformen als Intelligente Schaltzentralen

Content-Delivery-Plattformen können als intelligente Schaltzentralen der Informationsbereitstellung als (Cloud-)Server betrieben oder in der Maschine integriert sein. Diese erfüllen mithilfe intelligenter Verfahren der Künstlichen Intelligenz (semantische Suche, Frage-Antwort-Systeme, Browsen der Taxonomie etc.) alle notwendigen Grundvoraussetzungen für die Bereitstellung von intelligenten Informationen für Industrie 4.0.

Unternehmen können damit zentral und möglichst automatisiert auf Knopfdruck ihren technischen Content interaktiv bereitstellen.

Der neue Auslieferungsstandard iiRDS (Intelligent Information Request and Delivery Standard) ermöglicht dabei die Standardisierung von Metadaten und Semantik in der Technischen Dokumentation, wodurch Daten und Informationen herstellerunabhängig zugänglich und austauschbar gemacht und dadurch zu intelligenter Information 4.0 werden.

Wesentlich ist insbesondere die einfache Anbindung unterschiedlichster Datenquellen an eine Content Delivery-Plattform zur uniformen Bereitstellung heterogener Datenquellen. Dadurch besitzen Content-Delivery-Plattformen einen entscheidenden Vorteil: die einfache Verknüpfbarkeit unterschiedlichster Datenquellen. Somit erhalten Kunden oder Servicetechniker spielend leicht alle relevanten Informationen aus den unterschiedlichsten Datenquellen zur richtigen Zeit an jedem Ort auf beliebigen Medien.

Dokumentation endlich digitalisieren!

Im Zuge von Digitalisierung und Industrie 4.0 ist das alte technische Handbuch nicht mehr ausreichend. Maschinen, Anlagen, Geräte und Komponenten vernetzen sich inzwischen intelligent miteinander, um bestimmte Funktionen oder Dienste bereitzustellen.

Technische Informationen müssen sich daran anpassen, damit sie jedem Benutzer mit ihrem aktuellen Stand jederzeit auf beliebigen Endgeräten mobil zur Verfügung stehen. Gleichzeitig erwarten die Anwender, dass sich Informationen von verschiedenen Produkten problemlos verknüpfen lassen.

Content-Delivery-Plattformen, die nahtlos an moderne Redaktionssysteme angebunden werden können, ermöglichen dies in der Cloud auf Knopfdruck.

So get started!

 

Bildquellen: D3Damon/iStock/Getty Images Plus

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Über den Autor

Dirk Brandes

Dirk Brandes verantwortet als PR-Manager den Presse- und Social-Media-Bereich bei Empolis. Zu seinen vorangegangenen beruflichen Stationen zählen unter anderem verschiedene Beratungstätigkeiten im Agenturumfeld sowie die Verantwortung des Pressebereichs bei der rheinland-pfälzischen Landesgartenschau Bingen 2008. Zuvor studierte er Publizistik, Politikwissenschaften und Öffentliches Recht an der Johannes-Gutenberg-Universität Mainz.

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